データ入力のいろいろ

 


 

数値入力と文字入力

表計算では、数字のデータ作成に注意を要することがあります。計算させたい数値は必ず半角で入力をしていないと計算ができません。つまり、「123」という入力は全角での文字入力となり、123を数値として扱う時は、「123」と半角入力します。数値入力のときは、日本語入力を解除しておいた方が効率よく入力できます。また、データ入力時の誤入力は、BackspaceキーやDeleteキーを用いて消去します。

基本的なデータ入力方法

データ入力したいセルを選択してアクティブセルにします。図2-1を参照しながら覚えて下さい。

@数値や文字を入力してEnter キーを押すと、セルポインターは、一つ下のセルに移動します。
Aまた、Shift+Enterキーを押すと、現在の位置の一つ上に、セルポインターが移動します。
Bさらに、Enterキーの変わりに、Tabキーを押すと、セルポインターは、右に移動します。
Cそして、Shift+Tabキーを押すと移動方向は逆になります。



図2-1 データ入力時のセルの動き



この他に、Enter キーおよびShift+Enterキーの代わりに、→ 、← 、TabキーおよびShift+Tabキーの代わりに、↓、↑を使うこともできます。

実習1

B2のセルをアクティブセルとし、次の表を作成して下さい。(文字列が一つのセルからはみ出ても、そのまま 次のセルに進み入力してください)

選択範囲内の連続入力

データの入力範囲を選択しておくと、Enter キーやTab キーを押すだけでデータの連続入力が出来ます(図2-2参照)。 なお、逆方向に入力をしたい時は、前節で述べてあるように、Shift キーを併用します。ここで、注意をすることは、次のセルに移動をする時に、 → ← ↓ ↑ を使うと、選択範囲が解除されてしまうため、必ず Enter キーあるいはTab キーを使用しないといけません。



図2-2 選択範囲内のデータ入力

手順

1. データ入力範囲をマウスでドラッグします。
2. 指定範囲の先頭セルのみ白色になる。そのセルからデータ入力を始めます。1
3. 次のセルに移動する時は、Enter キー あるいは Tab キー を押します。 なお、データがないセルも、Enter キー あるいは Tab キー を押します。

実習2

実習1で入力した数値データを削除してから、選択範囲を指定し、改めて同じデータを入力して下さい。(削除は、データの入力範囲をドラッグし Delete キーを押て下さい)



飛び飛びの範囲への連続入力

データ入力するセルは、必ずしも連続しているとは限りません。そのように飛び飛びのセルにデータを連続して入力する時に、1-3で述べた方法を応用すると連続入力が出来ます。定型的な表があったら、この方法を設定しておくと便利でしょう。飛び飛びのセルを指定する手順を述べておきます。

手順

1. マウス左ボタンでセル範囲を指定します。
2. 次に、データ入力するセルの範囲をCtrl +「マウス左ボタン」で指定します。
3. 名前ボックスに、指定した範囲(黒く反転)の名前(任意)をつけます。
4. 呼び出しは、名前ボックスの▼をクリックすると、3の操作でつけた名前が現れるので、それをクリックします。(名前ボックスの名前の削除は、第7章参照)

複数のシートに同じ型の表を同時に作る

この方法は、月報や四半期ごとの集計表などを作成する時に便利です。例えば、月毎のデータがあったら12枚のシート( Sheet1 から Sheet12 )を使い、更に13枚目のシート( Sheet13 )で12ヶ月分の合計などを集計をするといったような使い方が出来ます。 このような時に、一つ作った表を他のシートに複写するという方法もありますが、この方法は11回複写の操作を繰り返さなければなりません。 次の方法で行うと同じ表が一度に作成できます。その手順を述べておきます。

手順

1. 最初の表を作成するシートの「タブ」 をクリックします。
2. Shift + コピーしたい最終シート「タブ」をクリックします。
3. 最初のシートに表を作成します。

表を作成し終えたら、念のため2枚目のシート名をクリックして下さい。全く同じ表が作られています。この方法をシート間のカーボンコピーといい、初めのシートのセルに入力した文字や数値はカーボンコピーされるのはもちろん、罫線や表示形式なども全てコピーされます。ここで、注意することは、シート間で共通していないデータ項目は、各々にシートを指定して入力をしなければなりません。なお、シートの選択範囲を解除するのは、他シート名の「タブ」をクリックするとシート選択が解除されます。

実習3

実習1、2で使用したシートから、新しいシート(Sheet2)に移動をして、Sheet2とSheet3のB2のセルから 1-5 の方法で次の表を作成して下さい。(なお、表の罫線などはこれ以降に説明を行いますので罫線などは入れなくても結構です。)

同データの連続番号の自動作成

同データや規則に従った加算(減算)データなどを作成する時は、オートフィル機能を使うと便利です。(図2-3および 図2-4 参照)

手順

1. 元になるセルの右下角をマウスで指します。( マウスポインターが、 + に変わります。第1章 図1-4参照)
2. その状態で、マウスの左ボタンを押しながら下方向へあるいは上方向へ移動をします。左右方向でも全く同じです。
3. 左ボタンを離したところまで、データが入力されます。表を作成し終えたら、念のため2枚目のシート名をクリックして下さい。全く同じ表が作られています。この方法をシート間のカーボンコピーといい、初めのシートのセルに入力した文字や数値はカーボンコピーされるのはもちろん、罫線や表示形式なども全てコピーされます。ここで、注意することは、シート間で共通していないデータ項目は、各々にシートを指定して入力をしなければなりません。なお、シートの選択範囲を解除するのは、他シート名の「タブ」をクリックするとシート選択が解除されます。


ある規則に従った加算(減算)データ(一連番号など)の時は、二つ目のデータまで入力をしておかないと加算(減算)はされませんが、CTRLキーを押しながらマウスをドラッグすると二つ目の値が入力していなくても加算(減算)されていきます。



図2-3 データの連続入力



図2-4 一連番号の連続入力