差込印刷

別に作成したデータファイルを文書に差し込んで印刷する。データファイルは、Excel、Accessで作成したファイルやCSV形式のテキストファイルなども使用できる。複数の宛先に出す文書で、本文は同じで宛先だけが違う文書を作成するときなどに利用する。

CSV形式:表計算ソフトやデータベースソフトなどで、データを保存するときの形式のひとつ。各項目がカンマ(,)で区切られている。

差し込み印刷の手順(差し込み印刷ウィザードを使用する場合)

  1. メニューバーから「ツール」−「はがきと差し込み印刷」−「差し込み印刷ウィザード」を選択する。
  2. 「差し込み印刷」作業ウィンドウが表示される。まず「文章の種類を選択」が表示されるので、
    該当するものを選択し、「次へ:ひな型の選択」をクリックする。



  3. 「ひな形を選択」が表示されるので、 「現在の文章を使用する」「文章レイアウトを変更する」「既存の文書から開始」のいずれかを選び、
    「次へ:宛先の選択」をクリックする。文書の種類を「宛名ラベル」にした場合は、「ラベルオプション」ダイアログボックスが表示されるので、
    各オプションを設定し、「OK」をクリックする。

    宛名ラベル

  4. 「宛先の選択」が表示される。すでにデータファイルを作成している場合は「既存のリストを使用」を選択する。
    Outlookのアドレス帳からデータを持ってくる場合は「Outlook 連絡先から選択」を選択する。
    新しくデータを作成する場合は「新しいリストの入力」を選択し、「作成」をクリックする(下の「データファイルの作成」を参照)。
    データの準備ができたら、「次へ:レターの作成」をクリックする。



  5. 「レターの作成」が表示される。差し込みフィールドを挿入する位置にカーソルを移動させ、 「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、
    「差い込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示されるので、挿入するフィールドを選択して「OK」を押す。

    すべてのフィールドを挿入し終わったら、「次へ:レターのプレビュー表示」をクリックする。


     
  6. 「レターのプレビュー表示」が表示される。データが差し込まれた状態を表示することができる。
    「<<」「>>」をクリックすることで、表示されるレコードを変更できる。
    プレビューが完了したら、「次へ:差し込み印刷の完了」をクリックする。



  7. 「差し込み印刷の完了」が表示される。印刷を開始するには、「印刷」をクリックする。
    「プリンタに差し込み」ダイアログボックスで印刷するレコードを選択し、「OK」ボタンを押す。
    レコード(レター)ごとに文面を変更したい時は、「各レターの編集」をクリックする。

データファイルの作成

  1. 「差し込み印刷ウィザード」の手順3:「宛先の選択」で「新しいリストの入力」を選択し、「作成」をクリックする
  2. 「新しいアドレス帳」ダイアログボックスが表示されるので、「ユーザー設定」ボタン をクリックする。



  3. 「アドレス帳のユーザー設定」ダイアログが表示されるので、必要なフィールドを「追加」ボタンで追加し、
    不必要なフィールドを「削除」ボタンで削除する。
    必要なフィールドが準備できたら、「OK」ボタンを押す。



  4. それぞれの項目を入力していく。「新しいエントリ」ボタンを押すことで、新しいエントリ(レコード)を増やすことができる。
    すべてのエントリを入力し終わったら、「閉じる」ボタンを押す。



  5. 「アドレス帳の保存」ダイアログボックスが表示されるので、「保存先」「ファイル名」を指定して「保存」をクリックする。

  1. 演習問題:差し込み印刷のデータファイルを作成しましょう。

    所属
    氏名
    営業部
    藤田 浩之
    営業部
    古河 渚
    開発部
    国崎 往人
    開発部
    里村 茜

  2. 1で作成したデータファイルを使用して、宛名ラベルを作成しましょう