差込印刷

別に作成したデータファイルを文書に差し込んで印刷する。データファイルは、Excel、Accessで作成したファイルやCSV形式のテキストファイルなども使用できる。複数の宛先に出す文書で、本文は同じで宛先だけが違う文書を作成するときなどに利用する。

CSV形式:表計算ソフトやデータベースソフトなどで、データを保存するときの形式のひとつ。各項目がカンマ(,)で区切られている。

差し込み印刷の手順

  1. メニューバーから「挿入」−「差込」−「枠作成」を選択する。
  2. 文字の[組み方][枠の基準]を選択します。
  3. [項目名]の右端のをクリックして、作成する枠に、差込ファイルの何番目の項目を差し込むかを選択します。ここでは、[項目1]を選択します。
  4. OKをクリックします。
  5. 文書上の枠を作りたい位置でマウスをドラッグします。
    差込枠が印刷され、枠内に「項目1」と表示されます。
  6. 操作1〜5を繰り返して、「項目2」、「項目3」に対応した差込枠を作ります。

  7. 「挿入」−「差込」−「差込ファイル設定」を選択する。
  8. 差込ファイルを選択し、OKをクリックします。

    [項目数]ダイアログボックスが表示されます。
  9. OKを選択します。
差込ファイルの例

1.差し込み印刷のデータファイルを作成しましょう。

所属
氏名
営業部
藤田 浩之
営業部
鈴木 みか
開発部
関 譲二
開発部
松原 葵

2.1で作成したデータファイルを使用して、宛名ラベルを作成しましょう。