セルや表の操作

 

ここでは、主にセル内のデータ操作や表の編集について説明を行います。

 

実習5

 実習4で呼び出したブックのウィンドウを最小化して、新規ブックを作成し、第8章1番のデータを指示に従って入力して下さい。そのブックにファイル名 "EX2" という名前をつけて、保存をして下さい。 今後しばらく、このブックをもとにして以下の説明と実習を行っていきます。

 

1-1. セル範囲の指定方法

方法と手順

 @セルの範囲を指定する時は、マウスの左ボタンを押しながら目的のセルまでドラッグすると黒く反転します。 それが、指定されたセル範囲になります。
 A指定する範囲が、飛び飛びにあったときは、Ctrl +「目的のセルをマウスでクリック」あるいは「ドラッグ」します。
 B行単位、列単位で範囲を指定したい時は、行名あるいは列名をクリックすると行・列全体が指定できます。指定されるとその行や列は黒く反転されます。
 Cワークシート全体を指定したい時は、Ctrl + A キーを押して下さい。シート全体が黒色に反転します。 これは、シート全体を他のシートやブックにコピーしたい時、この操作で範囲を指定すると便利です。 また、シート全体のデータを「削除」をするときなどに使うと便利です。

 

1-2. データの消去方法

 セル内のデータを消去するのには、いくつかの方法があります。ここでは、基本的な方法を三つ述べておきます。

方法と手順

 @消去するデータのセルをアクティブセルにして、Delete キーを押します。
 A複数セルのデータ消去は、消去したいセルをマウスでドラッグしてから、Delete キーを押します。(以上2つの方法は、設定した書式は消去されません)
 Bマウスの右ボタンで削除します。
  1. セル範囲の指定の@またはAの方法で、消去するデータを選択したら、その選択した部分でマウスの右ボタンをクリックします。
  2. ショートカットメニューが表示されます。 メニューの中から「数式と値のクリア」を選んで下さい。(図3-1 参照)(設定された書式は、消去されません)
  3. あるいは、B-1 の方法でショートカットメニューから、「削除」を選んで下さい。更に、削除の方法のパネルが出てきます(図3-2 参照)。その時の状況に応じて該当のボタンをクリックして下さい。(データ、書式が削除される)

図3-1 右ボタンクリック

図3-2 「削除」を選ぶと出るパネル

 

1-3. セルポインターの移動(ジャンプ)やシートの移動方法

方法と手順

 @現在の位置(アクティブセル)から表の端に移動(ジャンプ)する方法は、 Ctrl + ↑ または ↓ または ← または → を使います。 但し、空白のセルがあるとそこで移動は止まります。(図 3-3 参照)

図3-3 セルポインターの移動方法

 Aアクティブセルがどこにあっても、ホームポジション(セル名 A1 )あるいはエンドポジション(使用範囲全体の右下)へジャンプする方法は、 Ctrl + Home キーを押すと、ホームポジションへジャンプし、 Ctrl + End キーを押すと、エンドポジション へジャンプします。
 Bブック内のシートの移動は、シート「タブ」をクリックする方法もありますが、 Ctrl + PageUp あるいは PageDown キー を使うと簡単にシートに移動出来ます。

 

1-4. セル内容の複写と移動の方法

 セル内容の複写や移動は、メニューバーから「編集」メニューを選択する方法や、ツールボタンを使う方法が最も初歩的な方法です。 ここでは、それ以外の方法をいくつか述べておきます。

方法と手順

 @最も一般的な方法は、マウスによるドラッグ & ドロップ です。 しかし、普通にこの動作を行うと「移動」になります。 「複写(コピー)」をしたい時は, 移動したいセルをドラッグした後、その範囲枠にマウスカーソルをあてると、カーソルの形が矢印(第1章 図1-3 参照)に変化します。それから、 Ctrl +「マウス左ボタン」を押してコピー先のセルに移動してドロップします。
 Aセル範囲を指定してから、ショートカットキーにより移動・複写する方法もあります。
  1. Ctrl + X キーを押すと、「切り取り(移動)」
  2. Ctrl + C キーを押すと、「コピー(複写)」
  3. Ctrl + V キーを押すと、「貼り付け」
 B設定した書式のみを貼りつける時は、ツールバーの「書式のコピー/貼り付け」を選ぶか、メニュー「編集」→「形式を選択して貼り付け」→「書式」を選びます。

 

実習6

 今のブックを「上書き保存」して、ウィンドウの最小化を行って下さい。

 

実習7

 実習3で作成したブック(ファイル名は、EX1 という名前です)を最大化して下さい。 このブック内の表をもとに以降の操作を説明しながら実習を行っていきます。

 

1-5. セル幅の変更方法

 セル幅は、標準の幅(列が8.38、行が13.50)が設定されていますが、その値を変更することが可能です。セルの列幅に合わないデータが入力されると、図3-4に示してある現象が生じます。

図3-4 入力データが列幅に合わない

 このような場合は,セル幅を変更すると正常な値が表示されます。ここでは、二つの方法と複数列・行を選択した場合の方法手順を述べておきます。

方法と手順

 @変更したい列(あるいは行)のセルを選びます。 メニューバー「書式」→「列(または行)」を選択するとサブメニューが表示されるので、幅(あるいは高さ)を選んで、変更する数値を入力します。
 A列名や行名の境目にマウスを当てると、マウスポインターが変わります。(第1章 図1-5 参照)。そこで、マウスを列の場合は左右、行の場合は上下に動かすと幅が狭くなったり、広くなったりするので、適当な幅でマウスの左ボタンを離します。
 B複数の列幅(あるいは行幅)を、同じ幅に変更したい時は、変更したい列(あるいは行)を全て選択して、@の方法で変更をすると選択されたセルは同じ幅に変更されます。また、同じ幅に変更したい列名(あるいは行名)を全て選んで、Aの方法で変更すると、選択された列(あるいは行)は、全て同じ幅になります。

 

1-6. 行や列、シートの挿入・削除

 表を作成している途中や作成後に行や列の挿入や削除が必要になる時がしばしばあります。先ず、行と列の挿入の方法を説明しておきます。

手順

1. 挿入したい場所の行名(列名あるいはシート名)を指定します。行や列の場合はセルでも構いません。
2. メニューバー「挿入」→「行(列あるいはシート)」を選択します。指定した場所の前に行(列あるいはシート)が挿入されます。

 次に、行や列の削除は、

1. 削除したい場所の行名(列名あるいはシーと名)を指定します。行や列の場合はセルでも構いません。
2. メニューバー「編集」→「削除」(行および列の場合、シートの場合は「シートの削除」)の方法で削除をします。

 ただし、削除の場所を指定するときに、セルを指定するとパネル(図3-2 参照)が表示されるので、行全体(あるいは列全体)の項目などをクリックして下さい。
 また、挿入も削除も複数行指定をすることができます。特に挿入の場合は、複数の行(あるいは列)を挿入したいときは、挿入したい数だけ既存の行名(あるいは列名)を指定しておいて下さい。なお、ワークシートの削除は、必ず、確認のメッセージが出ます。シートの削除は、前の操作に戻すことが出来ないと言うことを意味しますので注意が必要です。

 

実習8

 「Sheet2」の表において4行と5行の間に1行を、D列とE列の間に4列を挿入して下さい。そして、第8章の2番の表を見て、現在の項目で不足している所を補って下さい。 なお、この時「Sheet3」も同時に行 ・列が挿入され、不足項目の補えるように操作をして下さい。さらに、「Sheet2」のみに数値データを入力して、保存して下さい。

 

1-7. データ配置の変更方法

 セル内に入力されたデータの配置を自由に設定することが出来ます。このような機能はWordにもありますが、Excelでは、セル単位で考えます。セル中の配置は、数値は「右詰め」、文字列は「左詰め」が規定値になっています。また、論理値やエラーは、セル中の「中央」に配置されます。

方法と手順

 @変更したいセルを選択して、ツールアイコン(図3-5参照)から設定します。

図3-5 配置関係のツールアイコン

 Aもう少し細かく設定をしたいときは
  1. ニューバー「書式」→「セル」を選択するとパネルが開き、「配置」のタブを選択します。(図3-6 参照)

図3-6 セルの書式設定のパネル

  2. このパネルで「横位置」、「縦位置」、「文字方向(角度)」などを設定します。なお、「文字の制御」の項で「セルを結合する」にチェックをつけると、選択した複数のセルが結合され、結合されたセル内で位置は決定されます。(図3-7 参照)

図3-7 セルの結合

 

 

1-8. データの表示形式の変更方法

 セル内に入力されたデータ表示形式は、ほぼ入力通りに表示されますが、例外もあります。例えば、小数点以下が0の時は、既定の設定では、小数点以下は表示されていません。また、計算結果などの場合の表示形式は、必ずしも自分が思ったようにはなりません。そのような時に、自由に表示形式を設定する方法があります。以下に数値データを元に説明をしておきます。なお、この説明は、第7章の1 も参照して下さい

方法と手順

 @変更したセルを選択して、ツールアイコン(図3-8参照)から設定します。

図3-8 表示形式ツールアイコン

 Aもう一つの方法は、メニューバー「書式」→「セル」を開きます。パネルから「表示形式」のタブを選択し、分類ボックスから「数値」を選ぶと図3-9 のようになります。ここで、小数点データの時は、小数点以下の数値を、整数データの時は、桁区切り文字を設定します。 また、負数の表示も変更することが出来ます。

図3-9 セルの書式設定のパネルから設定

 

1-9. シート名の変更方法

 各シートに任意の名前をつけることにより、シートの区別をしてより分り易くすることが出来ます。方法は二つあります。この名前を変更する操作は、Windows上でのフォルダー名やファイル名を変更するときの操作と全く同じです。

方法と手順

 @メニューバーから行う。
  1.「書式」→「シート」→「名前の変更」を選択します。
  2.現在、開かれているシートのシート名が黒く反転した状態で、任意の名前を入力します。
 A 現在、開かれているシートのシート名をマウス左ボタンでクリックすると、シート名が黒く反転した状態になるので、任意の名前を入力します。

 

実習9

 セル内の文字列の配置と数値データは、桁区切りを入れて下さい。
 更に「Sheet1」から順番に次のように名前をつけて、「上書き保存」をして下さい。
     Sheet1 生徒数数
     Sheet2 図書貸出し状況
     Sheet3 2月

 

1-10. その他のデータ編集

 1-7 および1-8 で説明をした、「セルの書式設定」パネル(図3-6参照)の「フォント」タブを選択すると文字列に対しての編集、セル内の網掛け(色も含まれる)編集などができるようになっています。