データの並び替え、抽出

 

1-1. データの並べ替え

 Excel では、データの値に従って、データが並べ替えられます。つまり、値やデータの型に基づいてデータを整列します。五十音順、数値の大小、時系列順などを小さい順(昇順)あるいは大きい順(降順)に並べ替えます。

方法と手順

@ 並べ替えたいデータの列をクリックします。
A ツールアイコン(図6-1 参照)を選択すると並べ替えられます。

図6-1 並べ替えのツールアイコン

 

B もう一方の方法は、メニューバーの「データ」→「並べ替え」を選びます。(図 6-2 参照)

1. 「並べ替え」パネル(図 6-3 参照)で、「最優先させるキー」を選択します。
2. 次に、並べ替えの方法(昇順、降順)を選択します。
3. 選択したエリアの先頭行が項目名かデータそのもであるかを指示し「OK」を押します。

        

図6-2 メニューバーから選択図           図6-3 並べ替え詳細設定パネル

 

1-2. データの抽出

 データ群から、ある条件にあったデータのみを抽出してくる二つの方法を述べておきます。

方法と手順

@ 一つはオートフィルタを使う方法です。この方法は、簡単にデータ抽出できます。

1. メニューバー「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」をそれぞれ選択して下さい。( 図 6-4 参照 )
2. データ群の1行目(一般的には、項目名などが書かれているセルです。)のそれぞれのセルに▼の印が付きます。このボタンをクリックするとその項目に入力されているデータが、抽出の候補となって表示されます。( 図 6-5 参照 )
3. 候補の中から抽出したいデータをクリックすると、そのデータのみが抽出されます。( 図 6-6 参照 )
4. フィルタ機能を中止したい時は、1 の操作を再び行えば解除されます。

注意

 リストを選択していないと、「リストがありません...」というメッセージが出ることがありますから、あらかじめどこかの項目名などをアクティブセルにしておいて下さい。

図6-4 メニューバーの「フィルタ」を利用

図6-5 項目にフィルタのマークが付く

図6-6 抽出項目の候補

 

実習19

 「EX1」のブックを最大化して、最終シートの次に新しいシートを挿入し、第8章7番目のデータをB6から入力して、並べ替えや抽出を行って下さい。 シートに名前を付けて、上書き保存をして下さい。

 

A もう一つの方法は、検索条件をあらかじめ設定して行う方法です。

1. はじめに、検索条件をA1以降のセルに入力をしておきます。この例は、 「授与年」が「S50」で、しかも「教育学部」である名誉教授を抽出する。
2. @-1 の最後のメニューで、もう一方の「フィルタオプションを設定」を選ぶと設定パネルが表示されます。
3. 「抽出先」のラジオボタンは、既定値では「選択範囲内」になっています。これは、元のデータ表の上に検索結果を出力してしまうので、元データを壊したくない時は「指定した範囲」を選びます。
4. 「リスト範囲」は抽出したいデータ範囲元をドラッグして指定します。
5. 「検索条件範囲」は、A-1 で検索条件を設定したセル範囲をドラッグして指定します。
6. A-3 で、「抽出先」の「指定した範囲」を選択した場合のみ、ここのボックスが有効になりますから、ここに出力先のセルを指定します。
7. 「OK」ボタンを押すと、抽出結果が出力されます 。

 

実習20

 実習19で使ったデータで、検索条件を設定して実行して下さい。