差込印刷

別に作成したデータファイルを文書に差し込んで印刷する。データファイルは、Excel、Accessで作成したファイルやCSV形式のテキストファイルなども使用できる。複数の宛先に出す文書で、本文は同じで宛先だけが違う文書を作成するときなどに利用する。

CSV形式:表計算ソフトやデータベースソフトなどで、データを保存するときの形式のひとつ。各項目がカンマ(,)で区切られている。

差し込み印刷の手順

  1. メニューバーから「ツール」−「差し込み印刷ヘルパー」を選択する。
  2. 「差し込み印刷ヘルパー」ダイアログボックスの「1 メイン文書」の「作成」をクリックし、メイン文書の種類を選択する。

  3. 「2 データファイル指定」をクリックし、データファイルを作成、または開くを選択する。
  4. メイン文書の種類を「宛名ラベル」にした場合は、「1 メイン文書」の「設定」をクリックして、「ラベルオプション」ダイアログボックスの各オプションを設定し、「OK」をクリックする。

  5. 「ラベルの作成」ダイアログボックスの「差し込みフィールドの挿入」をクリックして、フィールドを選択する。 
  6. 「1 メイン文書」の「編集」をクリックする。
  7. メイン文書の種類を「定型書簡」にした場合は、差し込みフィールドを挿入する位置にカーソルを移動させ、「差し込み印刷」ツールバーの「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、フィールドを選択する。

  8. 差し込まれたデータを表示するときは、「差し込み印刷」ツールバーの(差し込んだデータの表示)をクリックする。

  9. 「差し込み印刷」ツールバーの(差し込み印刷)をクリックする。「差し込み」ダイアログボックスの各オプションを設定し、「差し込み」をクリックする。特定のデータのみ差し込むときは、「クエリーオプション」をクリックし、データの条件を設定する。
    個別に印刷するときは、「差し込み印刷」ツールバーの(任意のレコードボックス)で、レコード番号を指定して、印刷する。

データファイルの作成

  1. 「差し込み印刷ヘルパー」ダイアログボックスの「2 データファイル指定」をクリックし、「データファイルを作成」を選択する。
  2. 「データファイルの作成」ダイアログボックスの「フィールド名」にデータのフィールド名を入力して「フィールド名の追加」をクリックする。フィールドを削除するときは、「ヘッダー行のフィールド名」の削除したいフィールドをクリックし、「フィールド名の削除」をクリックする。フィールドの順番を入れかえたいときは、移動(↑↓)をクリックする。フィールド名の設定が出来たら、「OK」をクリックする。

  3. 「ファイル名を付けて保存」ダイアログボックスで「保存先」「ファイル名」を指定して「保存」をクリックする。

  4. 「データフォーム」ダイアログボックスの各フィールドに値を入力する。

1.差し込み印刷のデータファイルを作成しましょう。

所属
氏名
営業部
藤田 浩之
営業部
鈴木 みか
開発部
関 譲二
開発部
松原 葵

2.1で作成したデータファイルを使用して、宛名ラベルを作成しましょう。